仕事の悩み

超過勤務手当未支給の存否確認書が届いた時の対処法【失敗談です】

超過勤務手当未支給の存否確認書が届いた時の対処法【失敗談です】
サラリーマン
サラリーマン
会社から、『超過勤務手当未支給の存否確認書』が届いたんだけど、どうすればいいんだろう?

という、質問にお答えします。

ポチのすけ
ポチのすけ
ぼくも以前在籍していた会社から、『超過勤務手当未支給の存否確認書』が届きました。

 

対処法の結論を先にお伝えすると、
理想は、勤怠の記録をもとに残業代を請求する形になります。

 

本記事では、『超過勤務手当未支給の存否確認書』が届いた時の対処法と、なぜポチのすけが失敗したのか、どうすればよかったのかについて、紹介しています。

それではご覧ください。

 

超過勤務手当未支給の存否確認書が従業員に届く理由

超過勤務手当未支給の存否確認書が従業員に届く理由

『超過勤務手当未支給の存否確認書』は、
就業時間を超える分の残業代が未払いかどうかを、会社から

  • 在籍している社員
  • 退職した社員

に聞いて、残業代未払いの場合その分を支払いますよ、というものです。

 

ではなぜ、そのような確認書が届くのかというと、理由は以下の3つです。

  1. ブラック企業のため
  2. クリーンな会社を目指しているから
  3. 残業代未払いで訴えられないようにするため

 

ブラック企業のため

そもそも論になりますが、「残業代未払いの場合その分払いますよ」と言ってくる会社はブラック企業です。

きちんと働いた分のお金を社員に支払っている会社は、『超過勤務手当未支給の存否確認書』など送ってきません。

きちんと勤怠管理をしている会社は、働いた分のお金をきちんと支払っています。

直行・直帰がある場合も、月の勤怠を勤怠管理ソフトにきちんと登録しているものです。

『超過勤務手当未支給の存否確認書』を送ってくる会社は、
きちんと勤怠管理ができていない会社 = ブラック企業 ということです。

 

ブラック企業が持っている特徴については、以下の記事でも解説しています。

 

クリーンな会社を目指しているから

 

インターネットだけでなく、SNSも発達した現在、会社のうわさはあっという間に広まります。

特に、残業代未払いというのは、あっという間にマイナスのイメージがつくため、会社としては避けたい事になります。

マイナスイメージは人材採用に影響するため、会社としてクリーンなイメージを持たせようとする対処になります。

 

※ポチのすけが『超過勤務手当未支給の存否確認書』をもらった会社は、東証一部上場企業を持ち株会社とした会社の中核企業です。

上場している会社なら、残業代未払いがないというわけではないので、注意しましょう。

 

残業代未払いで訴えられないようにするため

 

残業代未払いについて、万が一社員や元社員から訴えられたりしたら、SNSが普及した社会においては、致命的なダメージを負います。

ツイッターで拡散されたり、ネットニュースに載ったり、あっという間に広がります。

「ブラック企業と呼び声高い○○会社、残業代未払いで訴えられてて草www」
とかになるでしょう。

そうなる前に、残業代未払い問題を解決しようということです。

 

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超過勤務手当の未支給の存否確認書が届いた時の対処法

超過勤務手当の未支給について1

 

『超過勤務手当未支給の存否確認書』が届いたときは、勤怠の記録をもとに残業代を請求する形になります。

では、この勤怠の記録というのはどうすればいいかというと、自分で毎日記録したものがもとになります。

ここで大きな問題なのが、社員の方は、自分自身で勤怠を管理しないといけないということです。

多くの会社は、勤務時間に対して勤怠管理ソフトなどで記録しているので、そういうものがある場合、そこからデータを出す形になります。

 

ただし、『超過勤務手当未支給の存否確認書』が届くような会社は、勤怠管理ソフトなどない場合が多いです。

ポチのすけの会社は、勤怠を自分の名前が書いてあるところに、印鑑を押すだけのずさんな管理でした。。。

 

本当なら、ポチのすけも残業未払い分を申請したかったのですが、以下の2つの理由によりあきらめざるを得ませんでした。

  1. 自分で勤怠管理をしておらず、何時に出勤して、何時に退勤したのかわからなかった
  2. 対象期間として指定されていたのが、ちょうど退職する時期で、そこまで残業時間が多くなかった覚えがある

考えが甘かったと、深く反省しました。

 

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※失敗談。超過勤務手当を申請するために、やっておくべきだった3つのこと

やっておきべきだったこと

ここまで読んでいただいた方は、もうお分かりかもしれませんが、ポチのすけが失敗してしまったことは以下の3つです。

 

  1. 入社した会社を一度疑うこと
  2. 勤怠管理について入社後すぐに確認する
  3. 勤怠の記録

 

この3つをやっておくべきだったと反省しています。

 

入社した会社を一度疑うこと

 

まずは、考え方の部分。

ポチのすけは、入社した時、上場している大企業だから、残業代未払いなどないだろう、大丈夫だろうと油断してしまっていました。

今思えば、恥ずかしい限りなのですが、当時は情報収集力がなく、物事に対して、「なぜ?」という考え方ができていなかったと思います。

本記事を読んでいただいている方は、「自分の会社は大丈夫だろう」と高をくくらずに、
どんな会社に行くことになっても、まずは疑うところから始めてほしいと思います。

疑ってみて、問題がなければ特に何かする必要はないのですから。

 

勤怠管理について入社後すぐに確認する

 

入社する会社を疑ってみるというのは、具体的には勤怠管理をどうしているのかを入社初日に確認しましょう。

勤怠管理ソフトを使っているのなら、どう使うのかを確認して、ダウンロードできるのかなどを確認しておきましょう。

少なくとも、使い方がわかれば、スクリーンショットをとって、月の勤務時間を手元に残すことができるためです。

勤怠管理ソフトを使っていない場合は、自分で記録することになります。

 

勤怠の記録

 

勤怠管理ソフトを使っていない場合、自分で勤怠の記録をすることになります。

エクセルでも、手書きでノートに書くでも、なんでもよいです。

 

書く場合は、日付、出勤時間、退勤時間、備考を書きます。

備考には、就業時間どおりでなかった理由と時間を書いておきます。

 

備考には、簡単でよいので次のような感じで書いておくと、証拠になります。

例)直行:○○会社訪問のため

例)残業:○○会社向け資料作成のため

 

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まとめ

 

お話してきたことをまとめます。

超過勤務手当未支給の存否確認書が従業員に届く理由は以下の3つです。

 

  1. ブラック企業のため
  2. クリーンな会社を目指しているから
  3. 残業代未払いで訴えられないようにするため

超過勤務手当の未支給の存否確認書が届いた時は、勤怠の記録をもとに残業代を請求する形になります。

ただし、そもそも勤怠記録をつけていない場合は無効になってしまうため、会社に勤怠管理の仕組みがない場合は、自分で毎日つけておきましょう。

 

ポチのすけと同じ失敗をしないように、自分の会社は大丈夫!と油断せずに、自己防衛していただければ嬉しいです。