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3回の転職の中で、退職時に挨拶メールを出していたポチのすけ（@pochinosuke1）です。
付き合いのあったお客さんごとに、内容を変えて挨拶のメールを出していました。
退職する際は顧客に連絡をしますが、訪問するにしてもまずはメールを送ることが基本。
退職の挨拶をメールで行うのは失礼ではないのと、顧客の都合も考えると急に訪問するのは難しいからですね。
また、社会は思ったよりも狭いため、転職後に以前の顧客と一緒に仕事をする機会もあるものです。
いくら辞めるからと連絡もせずに急にいなくなると、「対応が雑な人」というマイナスイメージがつくことに。。
そのため、転職先が決まって退職する時は社内だけでなく、お世話になった顧客にも挨拶メールを送るのが礼儀です。
本記事では、
ぼくが実際に送っていた、社外向け（顧客向け）挨拶メールの文面についてご紹介します。
ぼくは、以下のように顧客ごとに分けて文章を変えて送っていました。
- 訪問する顧客
- メール（もしくは電話も併用する）する顧客
- 訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客
それではご覧ください。
退職までの期間が辛い方の乗り越え方と退職までにやるべきことのまとめ記事はこちら
退職の挨拶メールの書き方【まずは顧客を分類してテンプレを作る】
退職の挨拶メールの書き方は、いきなり顧客に対してメール文を書き始めるのではなく、テンプレを作ってから書くのがおすすめ。
いきなり文章を書いてしまうと、時間がかかりすぎて、退職までの間に無駄にバタついてしまいますからね。
挨拶メールは顧客全員に同じ文章を送るのではなく、以下の形で進めるのが丁寧かつ効率的。
- 顧客をいくつかに分類する
- 分類した顧客それぞれに対するテンプレを作る
- テンプレ作ってからメールを作成する
また、顧客ごとに多少なりとも内容を変えて書いた方が気持ちも伝わります。
ここでいう顧客とは、自社の製品（サービス）を購入してくれている顧客（エンドユーザー）に限った話ではありません。
販売代理店の方や、お金のやり取りはないけど互いに顧客を紹介しあう関係性の会社の方も含みます。
冒頭でもお伝えしましたが、ぼくは顧客の分類を以下の3パターンに分けて書きました。
- 訪問する顧客
- メール（もしくは電話も併用する）する顧客
- 訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客
訪問する距離的な問題と、引継ぎにかけられる時間には限りがあるため、全部の顧客へ訪問する必要はありません。
顧客側も、時期によっては非常に忙しく、挨拶のためだけに時間を作るのが難しいこともありますからね。
退職する側の都合だけ押し付けて「訪問させてくれ」というわけにもいかないので、挨拶を受ける側の企業にも配慮するのが大事。
退職メールを送る企業の分け方3パターンは、以下のように分けていました。
訪問する顧客
以下を軸に選定しました。
- 大企業
- 売上の多い企業
- 商談中で重要度の高い企業
最終利用者であるエンドユーザーだけでなく、関わった販売パートナー企業も含め、実際に対面した方が良い企業になります。
メール（もしくは電話も併用する）する顧客
以下を軸に選定しました。
- 対面するのが難しい遠方地の顧客
- 売上が小規模の顧客
- 売上が小規模の販売パートナー
他には商談中の顧客で、
- すでに後任者を引き合わせている場合
- 確度がわからない場合
については、電話とメールで伝えていました。
失注したけど、タイミングを計ってアプローチできる顧客や販売パートナーにも、メールで一報を入れていました。
訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客
訪問する企業の中でも、とりわけ丁重に対応する必要がある企業になります。
超大口の顧客や導入事例に掲載されているような企業には、こちら側の都合の押し付けではなく、先方の都合にも配慮して慎重に行いました。
社外向け退職の挨拶メールの書き方【テンプレを紹介】
退職時に挨拶する顧客の分類を以下の3パターンに分けたら、それぞれのテンプレを作って挨拶メールをしていきましょう。
- 訪問する顧客
- メール（もしくは電話も併用する）する顧客
- 訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客
一度テンプレを作ったら、お客さんごとに内容を多少アレンジしながらメールできればベスト。
訪問する顧客向けのテンプレ
訪問する顧客向けのテンプレは以下になります。
※退職者は鈴木さん、後任者は佐藤太郎（さとうたろう）さん、鈴木さんは3月末付け退職、3月15日が最終出社日で、2月の終わりにメールすると仮定しましょう。
件名：【○○（会社名） 鈴木】退職のご挨拶と後任につきまして
本文：
株式会社○○○○ ●●様
○○（会社名）の 鈴木 でございます。
いつも大変お世話になっております。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により3月15日を持って退職することになりました。
●●様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
後任は同じ部署の佐藤（さとう）が務めさせていただきます。
——————————————————-
営業本部 第一課
佐藤 太郎（さとう たろう）
TEL：03-1111-2222 / FAX：03-1111-2222
携帯：090-0000-0000
メール：aaaaa@aa.co.jp
——————————————————-
もし、お時間をいただけるようでしたら、後任の佐藤とご挨拶に伺えればと存じます。
３月1日～14日の間で候補日を頂戴できますか。
※3月はお忙しいと存じますので、ご無理のない範囲で構いません。
調整が難しい場合は4月以降に後任の佐藤よりご連絡させていただき、ご挨拶に伺えればと存じます。
何卒、よろしくお願いいたします。
- 件名はわかりやすく
- 退職日は最終出社日を書く。または、何日付退職で最終出社日は何日です。のように書く。
- どんな理由があれ、退職理由は一身上の都合など、当たり障りのない言葉にする
- 後任担当の読み仮名も書く
- 後任担当の署名を入れる
- 訪問顧客は候補日をもらうように書く（こちらから複数の日程を出さない）
- 3月や9月など、期末の企業が多い月は、退職者側も顧客側も双方忙しいので、ゴリ押しでアポを取らない
- もし、メールに3～4日間レスがない（返信がない）場合、電話で翌月以降に後任者からアポの連絡の打診をすることを伝えておく
最近は、退職する際に有給休暇を使ってから辞めることが多いので、退職日の伝え方は迷う方も多いと思います。
ぼくもメールを出すときに、顧客に伝える日は退職日なのか最終出社日なのか、迷いました。
顧客に失礼のないようにするためには、最終出社日を伝えるのが必須。
お客さんも忙しいので、すぐにメールを返せないこともしばしば。
そこで、
「退職日まではいるものだと思って返信したら、すでに退職者は有給休暇中でメールを返せなかった。。」
となると失礼ですからね。
後任の名前がどんなに読みやすくても、後ろに読み仮名をつけてあげると親切。
また、後任の署名もつけると、丁寧さが増します。
訪問する時は、顧客も忙しいことを考慮した方がいいです。
こちらから複数の日程を出して、いかがですか？と聞くのではなく、顧客から日程をもらうようにする配慮があると良いです。
どうしても難しい場合は、後任者から翌月以降に連絡して会う約束を取り付けること。
顧客側も3月や9月は忙しいことが多いので、ゴリ押しでアポを取るのは避けましょう。
一発で都合がつかなかったら、訪問するのは後任者に任せても問題ないです。
メール（もしくは電話も併用する）する顧客向けのテンプレ
メールする（もしくは電話も併用する）顧客向けのテンプレは以下になります。
※退職者は鈴木さん、後任者は佐藤太郎（さとうたろう）さん、鈴木さんは3月末付け退職、3月15日が最終出社日で、2月の終わりにメールすると仮定しましょう。
件名：【○○（会社名） 鈴木】退職のご挨拶と後任につきまして
本文：
株式会社○○○○ ●●様
○○（会社名）の 鈴木 でございます。
いつも大変お世話になっております。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により3月15日を持って退職することになりました。
●●様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶となりますこと、
ご容赦いただければ幸いです。
後任は同じ部署の佐藤（さとう）が務めさせていただきます。
——————————————————-
営業本部 第一課
佐藤 太郎（さとう たろう）
TEL：03-1111-2222 / FAX：03-1111-2222
携帯：090-0000-0000
メール：aaaaa@aa.co.jp
——————————————————-
今後とも、弊社製品をご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
- 件名はわかりやすく
- 退職日は最終出社日を書く。または、何日付退職で最終出社日は何日です。のように書く。
- どんな理由があれ、退職理由は一身上の都合など、当たり障りのない言葉にする
- 後任担当の読み仮名も書く
- 後任担当の署名を入れる
- メールにレスがあってもなくても、後任者から一度は連絡するようにしてもらう
訪問顧客と同様、顧客に失礼のないようにするためには、最終出社日を伝えるのが必須。
もし、顧客がすぐにメールを返せなくて、退職日まではいるものだと思って返信したら、すでに退職者は有給休暇中でメールを返せなった、となってしまい、失礼な対応になるからです。
後任の名前がどんなに読みやすくても、後ろに読み仮名をつけてあげると親切です。
また、署名もつけると、丁寧さがUP！
メールの時は、シンプルに伝えましょう。
後任が上司の場合であっても、
後任は上司の○○です。と伝える必要はありません。
後任は○○になります。
と普通に書けばOK。
重要顧客向けのテンプレ
訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客向けのテンプレは以下になります。
※退職者は鈴木さん、後任者は佐藤太郎（さとうたろう）さん、鈴木さんは3月末付け退職、3月15日が最終出社日で、2月の終わりにメールすると仮定しましょう。
件名：【○○（会社名） 鈴木】退職のご挨拶と後任につきまして
本文：
株式会社○○○○ ●●様
○○（会社名）の 鈴木 でございます。
いつも大変お世話になっております。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により3月15日を持って退職することになりました。
●●様には導入にあたり多大なご支援を賜りましたこと、心より御礼申し上げます。
後任は佐藤（さとう）が務めさせていただきます。
——————————————————-
営業本部 第一課
佐藤 太郎（さとう たろう）
TEL：03-1111-2222 / FAX：03-1111-2222
携帯：090-0000-0000
メール：aaaaa@aa.co.jp
——————————————————-
※3月お時間頂ければと存じますが、お忙しいかと存じますので、
その場合は4月以降にご挨拶させていただければ幸いです。
今後とも弊社製品をご愛顧賜りますよう、お願い申し上げます。
- 件名はわかりやすく
- 退職日は最終出社日を書く。または、何日付退職で最終出社日は何日です。のように書く。
- どんな理由があれ、退職理由は一身上の都合など、当たり障りのない言葉にする
- 後任担当の読み仮名も書く
- 後任担当の署名を入れる
- 訪問の依頼については、3月は忙しいと思うので無理せずにという前置きをして、依頼するようにする
- 丁重に依頼する必要がある顧客に対しては、候補日をもらうように書く必要もなく、低姿勢で依頼する
- もし、メールに3～4日間レスがない（返信がない）場合、電話で翌月以降に後任者からアポの連絡の打診をすることを伝えておく
顧客に失礼のないようにするためには、最終出社日を伝えるのが必須。
お客さんも忙しいので、すぐにメールを返せないこともあります。
そこで、
「退職日まではいるものだと思って返信したら、すでに退職者は有給休暇中でメールを返せなかった。。」
となると失礼ですからね。
丁重に依頼するべき重要顧客に対しては、訪問する時に、無理しないでくださいという前置きをする配慮をして低姿勢で依頼するのがポイント。
忙しい時期の場合、訪問アポを無理強いする必要はありません。
後任者と一緒に挨拶するのが難しい場合は、電話して後任者から翌月以降に連絡して会う約束を取り付けるようにしましょう。
顧客側も特に3月や9月など、上期末や下期末は忙しいことが多いです。
その際、ゴリ押しでアポを取らず、一発で都合がつかなかったら訪問するのは後任者に任せてOK。
社外向け退職の挨拶メールを送るタイミング
顧客や販売パートナーなど社外の方に対して、退職の挨拶メールを送る場合のタイミングは、受け取る相手の気持ちも考えて行う必要があります。
16時～17時くらいを目途に送るようにしましょう。
午前中や昼過ぎに送ると、相手側も忙しいタイミングのことが多く、気分を害する方もいるからです。
ただ、業務時間外であればいいかというと、決してそうではなく、残業を強いるようなタイミングで挨拶メールを送るのもふさわしくありません。
そのため、定時の1時間～2時間前くらいの16時～17時くらいに送るのがベスト。
ただし、金曜日に送る場合、
仕事が終わったら休みということもあり、休みが頭にちらつく16時～17時ではなく、1時間ほど前倒しして15時～16時くらいがおすすめ。
16時～17時という限られた時間内に、退職の挨拶メールを送るには、事前に下書きしておきましょう。
16時になったらメール作成に手を付けるのではなく、午前中あたりに下書きを作っておき、あとは送るだけの状態で作成しておくとスムーズに送れます。
退職の挨拶メールへの返信
ちなみに、顧客から退職の挨拶メールの返信がきたら、返信しなくても失礼にはあたりません。
訪問する顧客向けの挨拶メールには返信するようにしましょう。
あとは文面次第ですが、基本的には訪問する顧客以外は返信しなくても大丈夫。
もし、自分が退職の挨拶メールをもらった側であれば、社内の人からであれば返さなくて良いです。
取引先であれば、早めに返信するのがマナー。
【社外向け】退職の挨拶メールの書き方まとめ
お話してきたことをまとめます。
退職する時、顧客に挨拶メールを送る時の書き方は3パターンあります。
- 訪問する顧客
- メール（もしくは電話も併用する）する顧客
- 訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客
まずはこの3パターンについて、それぞれ文章のテンプレを作り、顧客ごとに1通1通書いて送ります。
退職の挨拶メールを送るタイミングも気を配りながら行う必要があるため、16時～17時くらいをめどに送るようにしましょう。
午前中などにあとは送るだけの状態で下書きしておくとスムーズに送れます。
また、顧客から退職の挨拶メールの返信がきたら、返信しなくても失礼にはあたりません。
訪問する顧客向けの挨拶メールには返信するようにしましょう。
参考にしてもらえると幸いです。
どうも、ポチのすけ（@pochinosuke1）でした～
