転職決定後にやっておくべきこと

【社外向け】退職の挨拶メールの書き方。顧客ごとに違う3つのパターンを紹介!

【社外向け】退職の挨拶メールの書き方。 顧客ごとに違う3つのパターンを紹介!
転職する人
転職する人
転職先が決まったら、退職までの間にお世話になった顧客に挨拶しなければいけないけど、メールはどう書けばいいんだろう?ネットで探しても、当たり障りのないテンプレしかなくてうまく書けない・・・
ポチのすけ
ポチのすけ
お世話になった顧客への退職の挨拶メールって、書く内容が難しいですよね。ぼくも上司に一度確認してもらってから送りました。

 

転職を3回しているポチのすけ(@pochinosuke1)です。

退職する前に、お客さんに挨拶のメールを出していました。

 

退職する際は顧客に連絡をしますが、訪問するにしてもまずはメールを送ることが多いです。

退職の挨拶をメールで行うのは失礼ではないのと、顧客の都合も考えると急に訪問するのは難しいためです。

 

※社会は思ったよりも狭いため、転職後に以前の顧客と一緒に仕事をする機会って意外とあります。

いくら辞めるからと言って連絡もせずに急にいなくなると、『対応が雑な人』というイメージがついてしまいます。

そのため、転職先が決まって退職する時は社内だけでなく、お世話になった顧客にも挨拶メールを送る必要があります。

 

本記事では、ぼくが実際に顧客に送っていた挨拶メール3パターンについて紹介します。

3パターンとは、顧客によって、以下のように文面を分けて送っていました。

  1. 訪問する顧客
  2. メール(もしくは電話も併用する)する顧客
  3. 訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客

 

それではご覧ください。

 

転職で内定後にやるべきことと注意するべきことの詳細記事はこちら

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退職の挨拶メールの書き方:顧客を分類してテンプレを作る

分類する

 

退職の挨拶メールの書き方は、いきなり顧客に対してメール文を書き始めるのではなく、テンプレを作ってから書くのがおすすめです。

 

いきなり文章を書いてしまうと、時間がかかりすぎて、退職までの間に無駄にバタつくため。

 

テンプレに関しては、顧客全員に同じ文章を送るのではなく、顧客をいくつかに分類して、それぞれに対するテンプレを書いた方が効率も良いですし、気持ちが伝わります。

 

※ここでいう顧客とは、自社の製品(サービス)を購入してくれている顧客(エンドユーザー)に限った話ではなく、

販売代理店の方や、お金のやり取りは発生していないけれど互いに顧客を紹介しあう関係性の会社も含みます。

 

冒頭でもお伝えしましたが、ぼくは、顧客の分類を以下の3パターンに分けて書きました。

  1. 訪問する顧客
  2. メール(もしくは電話も併用する)する顧客
  3. 訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客

 

顧客への距離的な問題と、引継ぎにかけられる時間には限りがあるため、全部が全部顧客へ訪問する必要はありません。

顧客側も、時期によっては非常に忙しく、挨拶のためだけに時間を作るのが難しいこともあるため、退職する側の都合だけ押し付けて「訪問させてくれ」というわけにもいかないからです。

つまり、挨拶を受ける側の企業にも配慮するということです。

 

退職メールを送る3パターンの企業の分け方は以下のようにしていました。

 

訪問する顧客とは、大企業であったり、売り上げの多い企業を軸に選定します。最終利用者であるエンドユーザーだけでなく、関わった販売パートナー企業も含め、実際に対面した方が良い企業になります。

また、商談中の顧客で重要度の高い顧客は訪問した方が良いです。

 

メール(もしくは電話も併用する)する顧客とは、対面するのが難しい遠方地の顧客であったり、売り上げが小規模の顧客や販売パートナーにしていました。

 

他には、

  • 商談中の顧客で、すでに後任者を引き合わせているような場合や、確度がわからない場合は電話とメールで伝えていました。
  • 失注したけど、タイミングを計ってアプローチできる顧客や販売パートナーにもメールで一報を入れていました。

 

訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客とは、訪問する企業の中でもとりわけ丁重に対応する必要がある企業になります。

大企業であったり、取引額が大きい企業には、こちら側の都合の押し付けではなく、先方の都合にも配慮して慎重に行います。

 

3パターンに分類した、それぞれのテンプレを作ったら、あとは顧客の分類によって必要なテンプレを使って、挨拶メールを作成していきます。

それでは具体的なテンプレを見ていきましょう。

 

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社外向け退職の挨拶メールの書き方:訪問する顧客向け

訪問する

 

訪問する顧客向けのテンプレは以下になります。

※退職者は鈴木さん、後任者は佐藤太郎(さとうたろう)さん、鈴木さんは3月末付け退職、3月15日が最終出社日で、2月の終わりにメールすると仮定しましょう。

 

件名:【○○(会社名) 鈴木】退職のご挨拶と後任につきまして

本文:
株式会社○○○○ ●●様

○○(会社名)の 鈴木 でございます。
いつも大変お世話になっております。

 

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により3月15日を持って退職することになりました。
●●様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。

後任は同じ部署の佐藤(さとう)が務めさせていただきます。
——————————————————-
営業本部 第一課
佐藤 太郎(さとう たろう)
TEL:03-1111-2222 / FAX:03-1111-2222
携帯:090-0000-0000
メール:aaaaa@aa.co.jp
——————————————————-

 

もし、お時間をいただけるようでしたら、後任の佐藤とご挨拶に伺えればと存じます。
3月1日~14日の間で候補日を頂戴できますか。

 

※3月はお忙しいと存じますので、ご無理のない範囲で構いません。
調整が難しい場合は4月以降に後任の佐藤よりご連絡させていただき、ご挨拶に伺えればと存じます。

何卒、宜しくお願いいたします。

 

  • 件名はわかりやすく
  • 退職日は最終出社日を書く。または、何日付退職で最終出社日は何日です。のように書く。
  • どんな理由があれ、退職理由は一身上の都合など、当たり障りのない言葉にする
  • 後任担当の読み仮名も書く
  • 後任担当の署名を入れる
  • 訪問顧客は候補日をもらうように書く(こちらから複数の日程を出さない)
  • 3月や9月など、期末の企業が多い月は、退職者側も顧客側も双方忙しいので、ゴリ押しでアポを取らない
  • もし、メールに3~4日間レスがない(返信がない)場合、電話で翌月以降に後任者からアポの連絡の打診をすることを伝えておく

 

最近は、退職する際に有給休暇を使ってから辞めることが多いので、退職日の伝え方は迷う方も多いと思います。

ぼくもメールを出すときに、顧客に伝える日は退職日なのか最終出社日なのか、迷いました。

顧客に失礼のないようにするためには、最終出社日を伝えるのが必須です。

もし、顧客がすぐにメールを返せなくて、退職日まではいるものだと思って返信したら、すでに退職者は有給休暇中でメールを返せなった、となってしまい、失礼な対応になるからです。

 

後任の名前がどんなに読みやすくても、後ろに読み仮名をつけてあげると親切です。

また、後任の署名もつけると、丁寧さが増します。

 

訪問する時は、顧客も忙しいことを考慮した方がいいです。

こちらから複数の日程を出して、いかがですか?と聞くのではなく、顧客から日程をもらうようにする配慮があると良いです。

どうしても難しい場合は、後任者から翌月以降に連絡して会う約束を取り付けること。

顧客側も3月や9月は忙しいことが多いので、ゴリ押しでアポを取らず、一発で都合がつかなかったら、訪問するのは後任者に任せましょう。

 

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社外向け退職の挨拶メールの書き方:メール(もしくは電話も併用する)する顧客向け

メールする

 

メールする(もしくは電話も併用する)顧客向けのテンプレは以下になります。

※退職者は鈴木さん、後任者は佐藤太郎(さとうたろう)さん、鈴木さんは3月末付け退職、3月15日が最終出社日で、2月の終わりにメールすると仮定しましょう。

 

件名:【○○(会社名) 鈴木】退職のご挨拶と後任につきまして

本文:
株式会社○○○○ ●●様

○○(会社名)の 鈴木 でございます。
いつも大変お世話になっております。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により3月15日を持って退職することになりました。
●●様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶となりますこと、
ご容赦いただければ幸いです。

後任は同じ部署の佐藤(さとう)が務めさせていただきます。
——————————————————-
営業本部 第一課
佐藤 太郎(さとう たろう)
TEL:03-1111-2222 / FAX:03-1111-2222
携帯:090-0000-0000
メール:aaaaa@aa.co.jp
——————————————————-

今後とも、弊社製品をご愛顧賜りますようお願い申し上げます。

 

  • 件名はわかりやすく
  • 退職日は最終出社日を書く。または、何日付退職で最終出社日は何日です。のように書く。
  • どんな理由があれ、退職理由は一身上の都合など、当たり障りのない言葉にする
  • 後任担当の読み仮名も書く
  • 後任担当の署名を入れる
  • メールにレスがあってもなくても、後任者から一度は連絡するようにしてもらう

 

訪問顧客と同様、顧客に失礼のないようにするためには、最終出社日を伝えるのが必須です。

もし、顧客がすぐにメールを返せなくて、退職日まではいるものだと思って返信したら、すでに退職者は有給休暇中でメールを返せなった、となってしまい、失礼な対応になるからです。

 

後任の名前がどんなに読みやすくても、後ろに読み仮名をつけてあげると親切です。

また、署名もつけると、丁寧さがUP!

メールの時は、シンプルに伝えましょう。

 

後任が上司の場合であっても、

後任は上司の○○です。と伝える必要はありません。

 

後任は○○になります。

と普通に書けばOKです。

 

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社外向け退職の挨拶メールの書き方:訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客向け

重要顧客

 

訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客向けのテンプレは以下になります。

※退職者は鈴木さん、後任者は佐藤太郎(さとうたろう)さん、鈴木さんは3月末付け退職、3月15日が最終出社日で、2月の終わりにメールすると仮定しましょう。

 

件名:【○○(会社名) 鈴木】退職のご挨拶と後任につきまして

本文:
株式会社○○○○ ●●様

○○(会社名)の 鈴木 でございます。
いつも大変お世話になっております。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により3月15日を持って退職することになりました。
●●様には導入にあたり多大なご支援を賜りましたこと、心より御礼申し上げます。

後任は佐藤(さとう)が務めさせていただきます。
——————————————————-
営業本部 第一課
佐藤 太郎(さとう たろう)
TEL:03-1111-2222 / FAX:03-1111-2222
携帯:090-0000-0000
メール:aaaaa@aa.co.jp
——————————————————-

 

※3月お時間頂ければと存じますが、お忙しいかと存じますので、
その場合は4月以降にご挨拶させていただければ幸いです。

今後とも弊社製品をご愛顧賜りますよう、お願い申し上げます。

 

  • 件名はわかりやすく
  • 退職日は最終出社日を書く。または、何日付退職で最終出社日は何日です。のように書く。
  • どんな理由があれ、退職理由は一身上の都合など、当たり障りのない言葉にする
  • 後任担当の読み仮名も書く
  • 後任担当の署名を入れる
  • 訪問の依頼については、3月は忙しいと思うので無理せずにという前置きをして、依頼するようにする。丁重に依頼する必要がある顧客に対しては、候補日をもらうように書く必要もなく、低姿勢で依頼する
  • もし、メールに3~4日間レスがない(返信がない)場合、電話で翌月以降に後任者からアポの連絡の打診をすることを伝えておく

 

顧客に失礼のないようにするためには、最終出社日を伝えるのが必須です。

もし、顧客がすぐにメールを返せなくて、退職日まではいるものだと思って返信したら、すでに退職者は有給休暇中でメールを返せなった、となってしまい、失礼な対応になるからです。

 

丁重に依頼するべき重要顧客に対しては、訪問する時に、無理しないでくださいという前置きをする配慮をして低姿勢で依頼しましょう。

忙しい時期の場合、訪問アポを無理強いする必要はないので、後任者と一緒に挨拶するのが難しい場合は、電話して後任者から翌月以降に連絡して会う約束を取り付けるようにしましょう。

 

顧客側も特に3月や9月など、上期末や下期末は忙しいことが多いので、ゴリ押しでアポを取らず、一発で都合がつかなかったら、訪問するのは後任者に任せましょう。

 

社外向け退職の挨拶メールを送るタイミング

タイミング

 

顧客や販売パートナーなど社外の方に対して、退職の挨拶メールを送る場合のタイミングは、

受け取る相手の気持ちも考えて行う必要があるため、16時~17時くらいを目途に送るようにしましょう。

午前中や昼過ぎに送ると、相手側も忙しいタイミングのことが多く、気分を害する方もいるからです。

 

ただ、業務時間外であればいいかというと、決してそうではなく、残業を強いるようなタイミングで挨拶メールを送るのもふさわしくありません。

そのため、定時の1時間~2時間前くらいの16時~17時くらいに送るのが良いです。

 

ただ金曜日なら、仕事が終わったら休みということもあり、休みが頭にちらつく16時~17時ではなく、1時間ほど前倒しして15時~16時くらいが良いです。

 

16時~17時という限られた時間内に、退職の挨拶メールを送るには、16時になったら手を付けるのではなく、午前中などに下書きを作っておき、あとは送るだけの状態で下書きしておくとスムーズに送れます。

 

退職の挨拶メールへの返信

メールの返信

 

ちなみに、顧客から退職の挨拶メールの返信がきたら、返信しなくても失礼にはあたりません。

 

訪問する顧客向けの挨拶メールには返信するようにしましょう。

あとは文面次第ですが、基本的には訪問する顧客以外は返信しなくても大丈夫です。

 

もし、自分が退職の挨拶メールをもらった側であれば、社内の人からであれば返さなくて良いです。

取引先であれば、早めに返信するのがマナーです。

 

【社外向け】退職の挨拶メールの書き方まとめ

 

お話してきたことをまとめます。

退職する時、顧客に挨拶メールを送る時の書き方は3パターンあります。

 

  1. 訪問する顧客
  2. メール(もしくは電話も併用する)する顧客
  3. 訪問する際に丁重に依頼する必要がある重要顧客

まずはこの3パターンについて、それぞれ文章のテンプレを作り、顧客ごとに1通1通書いて送ります。

 

退職の挨拶メールを送るタイミングも気を配りながら行う必要があるため、16時~17時くらいをめどに送るようにしましょう。

午前中などにあとは送るだけの状態で下書きしておくとスムーズに送れます。

 

また、顧客から退職の挨拶メールの返信がきたら、返信しなくても失礼にはあたりません。

訪問する顧客向けの挨拶メールには返信するようにしましょう。

 

また、退職の時だけでなく、普段のメールの書き方について、以下の記事で解説しています。

こちらも合わせてご覧ください。

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参考にしてもらえると幸いです。

どうも、ポチのすけ(@pochinosuke1)でした~

 

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