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メールのシンプルかつ丁寧な書き方。添付ファイルを送る時に気をつけることも解説

メールのシンプルかつ丁寧な書き方。 添付ファイルを送る時に 気をつけることも解説
メール苦手な人
メール苦手な人
仕事でメールでやり取りすることが多いんだけど、うまく書けない。。シンプルかつ丁寧に書け!って言われるけど、丁寧に書こうとすると長文になってしまうし、シンプルに書こうとするとうまく伝わらない・・・良い書き方があれば知りたい!
ポチのすけ
ポチのすけ
ぼくも、仕事でメールのやり取りが多い会社に入った時は、うまく書けずに苦労しました。また、メールのやり取りにすごく時間がかかってしまい、仕事がなかなか終わらなかったこともありました。

 

毎日、仕事でメールのやり取りを多く行っているポチのすけ(@pochinosuke1)です。

本業でもメールのやり取りは多いですが、副業でもメールのやり取りがちょくちょく発生しているので、日々、息をするようにメールを書いています。

 

仕事でメールのやり取りをする機会はとても多いものです。

ぼくの経験上、住宅リフォームなどのBtoCであれば、メールをする機会はありませんでしたが、BtoBの仕事であればメールは必須。

しかし、メールは多くの人にとって使う機会が多いにも関わらず、シンプルに書いていないメールが多かったり、配慮に欠けたメールも多いです。(以前のぼくもそうでした。)

 

上司の方も、なかなか1件1件のメール内容を確認することは難しいので、本人に変な癖がつくと、わかりづらいメールや配慮に欠けたメールだらけになってしまうことも。。

 

そこで本記事では、社会人として使う機会が多いメールの丁寧かつシンプルな書き方や、添付ファイルをつけるときに意外とやっていない配慮について解説していきます。

 

それでは、ご覧ください。

 

メールをシンプルかつ丁寧に書くには配慮が必須

配慮が必要

 

メールをシンプルかつ丁寧に書くには相手への配慮が必要です。

社外向けだけでなく、社内向けでも同様。

メールは電話などの口頭でのコミュニケーションと違って、証拠として残ってしまうからです。

 

メールはとても便利ですが、証拠として残ってしまうこともあり、マイナスイメージがついてしまうとやりづらくなります。

メールのやり取りだけなのに、配慮に欠けてしまうと、「この人は自分勝手なことばかり言っていて嫌な奴だ」

と思われてしまうことも。

 

そうならないよう、メールでは文章だけでなく、出す時間も相手のことを考えてあげる必要があります。

 

出す時間で言うと、例えば、緊急時以外は土日にメールをしない、など。

ぼく自身、緊急時以外は土日には絶対にメールをしないと決めています。

わずか5秒でも10秒でも、休みの日にメールを送ってしまうと、確認しようとする相手の時間を奪うからです。

 

今は会社員の多くの方が、会社用携帯でメールを見れるようになっており、休日にメールが届くと見ることができてしまいます。

そこで、休みの日に会社携帯にメールが届くと、つい見てしまうことでしょう。

 

相手の立場になって考えると、せっかくの休みの日にメールが来ているから何事かと思えば、今日対応しないとヤバいものではなく、平日にやり取りしているような通常のメールだった。なんてことも。

 

「せっかくの休みの日にまで、わざわざメール送るんじゃねえ!」と声に出して言う人はいないので気づかないかもしれませんが、土日など休みの日のメールは、5秒でも10秒でも相手の時間を奪ってしまっているという意識を持った方がいいです。

 

ぼくの経験上、休みの日にまでメールをするべき緊急性の高いことって、災害時の安否確認くらいしかありません。

残念ながら、ぼくの会社にも、お客さんに平気で土日にメールを送る人がいるので、気をつけてほしいものですが。。

 

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メールのシンプルかつ丁寧な書き方

シンプルかつ丁寧に

 

メールは、シンプルかつ丁寧に書きましょう。

1日で受け取るメールは100通以上ある方も多く、長文をいちいち読んでいられないからです。

ちなみにぼくの場合、1日で受け取るメールは50~100通くらい。

ぱっと見で判断できるものでないと、メール処理だけで1時間くらいかかってしまいます。。

 

また、社外向け・社内向け問わず、相手に礼儀を持って伝えましょう。

社内の人間だから適当でいいとやっていると、お客様にも気付かぬうちに適当に接してしまうからです。

 

では、具体的にどう書けばいいのかについて、ぼくが書いている社外向け・社外向けのメールの書き方を紹介します。

 

メールのシンプルかつ丁寧な書き方【社外向け】

 

ぼくが社外向けに書いているメールの書き方の具体例を紹介します。

基本的なテンプレは以下の通り。

<件名>

結論または概要を書く

 

<本文>

相手の会社名

○○様

 

(ここは2行分の余白。見やすいため)

 

自分の会社名の○○でございます。

お世話になります。

(ここで1行分の余白)

 

本文は簡潔に書く。

(ここで1行分の余白)

 

以上です。

何卒、よろしくお願いいたします。

 

署名

 

具体的に書くと以下の通り。

<件名>

お問い合わせいただき、ありがとうございます

 

<本文>

相手の会社名

○○様

 

(ここは2行分の余白。見やすいため)

 

自分の会社名の○○でございます。

お世話になります。

(ここで1行分の余白)

 

お問い合わせいただき、ありがとうございます。

是非、一度ご説明に伺いたく、下記日程でお時間をいただけますでしょうか。

———————————-

・6月14日(月)13:00~15:00

・6月15日(水)10:00~12:00

・6月16日(木)14:00~17:00

※内、1時間ほどを想定しております。

———————————-

 

また、お伺い場所は下記でお間違いないでしょうか。

・東京都○○区×× △ー△ー△

(ここで1行分の余白)

 

以上です。

何卒、よろしくお願いいたします。

(ここで1行分の余白)

 

署名

———————————-

会社名

部署名

自分の名前(ひらがなでもかく)

携帯番号

会社住所

会社電話番号

会社FAX

会社URL

おすすめ商品などプッシュしたいもののURL

———————————-

 

 

※会社名は株式会社が前につくのか、後につくのか間違えないように

※夜のメールでも夜分遅くに〜などは不要

文字の長さは出来る限り揃える

※改行しすぎず、行間を空けすぎず

丁寧な言葉遣いかつ、シンプルに書く(箇条書きをうまく使うなど)

※本文の冒頭で相手へのお礼、感謝を忘れずに

漢字だらけにせず、ひらがなも適度に使いながら、見やすい文章に(ぼくは、「よろしくお願いいたします」であれば、「よろしく」はひらがな、「お願い」を漢字、「いたします」はひらがなにして統一しています)

※アポの候補日や、送ってほしい書類などを箇条書きで複数書く場合、上記のように—————で囲ってあげると、ぱっと見で見やすくなる

アポ日などの時間は、何時スタートなのか、何時から何時までなのかわかるように書く(13時~15時だけの記述だと、15時までなのか、15時スタートでもよいのかわからないため)

※特に営業は、文章の後の署名に携帯番号を入れとくと安心感につながる(BtoBなら休日に電話かかってくることはない。BtoCならあるかもだけど)

また、文章の後の署名に、自社ホームページURLやおすすめ商品のURLを載せとくとアピールにもなる

 

そのほかのポイントとして、以下も意識すると良いと思います。

  • お客さんからの返信メールでは、抜け漏れがないように、>を使う

例)こちらは○○ということでお間違いないでしょうか。

というメールが来たら、返信時には以下のようにする。

 

>こちらは○○ということでお間違いないでしょうか。

→おっしゃる通りです。

 

上記のようにすることで、お客さんが言っていることに対して抜け漏れなく回答しているのと、シンプルにYES/NOで回答できるため。

 

メールのシンプルかつ丁寧な書き方【社内向け】

 

ぼくが社内向けに書いているメールの書き方の具体例を紹介します。

基本的なテンプレは以下の通り。

<件名>

結論または概要を書く

 

<本文>

○○さん

(ここは2行分の余白。見やすいため)

 

お疲れ様です。

○○です。

(ここで1行分の余白)

 

本文は簡潔に書く。

(ここで1行分の余白)

 

以上です。

何卒、よろしくお願いいたします。

 

署名はあってもなくてもどちらでもよい。

 

具体的に書くと以下の通り。

<件名>

○○様注文書の件

 

<本文>

○○さん

(ここは2行分の余白。見やすいため)

 

お疲れ様です。

○○です。

(ここで1行分の余白)

 

表題の件、注文処理をお願いいたします。

請求先は下記になります。

——————————

お客さんの会社名

担当部署

○○ 様

会社住所

会社電話番号

会社FAX

——————————

(ここで1行分の余白)

 

以上です。

何卒、よろしくお願いいたします。

 

署名はあってもなくてもどちらでもよい。

社外向け同様、わかりやすくシンプルに書く

※改行しすぎず、行間を空けすぎず

※箇条書きをうまく使う

目下の人であっても、基本的には敬語

※箇条書きで書く項目が押い場合、上記のように——————————を使って、区切る

漢字だらけにせず、ひらがなも適度に使いながら、見やすい文章に(ぼくは、「よろしくお願いいたします」であれば、「よろしく」はひらがな、「お願い」を漢字、「いたします」はひらがなにして統一しています)

 

 

また、業務外のメールの場合、件名に【業務外】とつけてから書きましょう。

業務外であれば、優先順位をあとにできますが、件名の冒頭に書いていないとぱっと見でわからないからです。

 

あとは、会社によりますが、多くの会社では、業務外メールは業務時間外(業務開始前、昼休憩、定時後)に出した方がいいので、メールする時間には気をつけましょう。

気にしない人も多いですが、ベテランの方や堅苦しい会社だと、ものすごく怒る方もいます。。

社内チームでやってるフットサル大会についてなどは業務とは関係ないので、わかりやすいですが、退職する人へのお別れ会や部署異動する人への慰労会などは、社内行事のように見えるので、業務時間内にやる人いるかもしれませんが、会社によってはアウトなので気をつけましょう。

 

ポチのすけ
ポチのすけ
ぼくは、過去に退職する人のお別れ会メールを業務時間内にメールしてしまい、大目玉をくらいました。。

 

ここは、会社や上司によって許容しないところと、許容してくれるところがありますが、基本NGと考えておいた方が安全です。

 

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メールで添付ファイルをつける時に気をつけるべき配慮

添付ファイル

 

メールを送る時に、見積書などの添付ファイルをつけて送ることもあると思いますが、ここも配慮が必要です。

会社ルールがあるので、添付ファイルはPDF化して編集できないようにして、パスワードかけて送り、2通目でパスワードを送ることはできていると思います。

ただ、以下の2点は意外にできていない人も。

  1. 複数の見積をファイルに入れて送る場合の件名
  2. 拡張子を変更する場合

 

では、具体的に解説します。

 

例①複数の見積をファイルに入れて送る場合の件名

 

例えば、見積を数パターン送る時ってあると思います。

その時、件名がわかりづらかったり、ファイルの入れ方がぐちゃぐちゃなことがあると、見る方のお客さんは大変になります。

ひどい場合、見積もり番号が件名になっていることも。。

これは受け取る相手への配慮不足なので、気をつけましょう。

 

例えば件名に、

  • 〇〇御中 〇〇向け〇〇ライセンス御見積 3か月分

というように、一目でわかるように書いておけば、複数の見積もりがファイルに入っていても一目でわかります。

 

さらにいうと、件名は左詰で書くこと。

エクスプローラーからファイルを開く時、全画面にしないことが多く、長い件名だと文字切れになるためです。

相手に全画面表示させなくても、ぱっと見でわかる件名にすると親切。

 

また、見積を複数送る時、一緒に注文書や申込書を送る場合、次のようにすると、きれいに整理できます。

  • 〇〇御中 〇〇向け〇〇ライセンス御見積

というファイルを一つ作る。

 

→作ったファイルの下に、以下のようにファイルを作る。

  • 〇〇御中 〇〇向け〇〇ライセンス御見積 3か月分
  • 〇〇御中 〇〇向け〇〇ライセンス御見積 半年分
  • 〇〇御中 〇〇向け〇〇ライセンス御見積 1年分

それぞれのファイルの下に、作成した見積書や申込書、注文書を入れる。

 

こうすると、パスワードをかけるのは、最初の

  • 〇〇御中 〇〇向け〇〇ライセンス御見積

だけで済むのでお互い楽に♪

 

例②拡張子を変更する場合

 

会社によっては、exeやzipの拡張子をブロックするセキュリティにしています。

そういう会社にファイルを送る時は、拡張子を変更して送らないとファイル自体を送れません。

例)exeをexに、zipをziにするなど。

 

また、そういう会社からファイルが送られる時も同じく、ファイルの拡張子が変更されて送られてきます。

その時、ファイルの拡張子を変更して添付する時に、メール本文に拡張子変更したよ!という補足文を入れてる人は本当にいない。。

 

自分にとっては当たり前かもしれませんが、ぼくの経験上、受け取った相手はファイル開けなくて混乱することが多いものです。

ポチのすけ
ポチのすけ
ぼくも混乱しました…

 

なので、ファイルの拡張子を変更しなくてはいけない場合、メール本文に、次のような文章を入れましょう。(コピペして使って下さい)

拡張子を変更していますので、下記手順にて解凍の程、よろしくお願いいたします。

 

1.本メールに添付しました「〇〇御中 〇〇資料 zi」ファイルをパソコンのデスクトップに保存。

2.デスクトップに保存したファイルを右クリックして「〇〇御中 〇〇資料zi」に「p」を追記して、ファイル名を「〇〇御中 〇〇資料zip」に変更。

3.名前の変更後、ファイルを解凍。

 

パスワードは次のメールでお送りいたします。

という感じ。

拡張子を変更する必要がある会社は稀にあるので、お互いに配慮しながら仕事をしたいですね。

(できれば、拡張子を変更しないといけない会社側が配慮してほしいものですが。。)

 

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メールのシンプルかつ丁寧な書き方まとめ

 

お話してきたことをまとめます。

メールをシンプルかつ丁寧に書くには相手への配慮が必要です。

社外向けだけでなく、社内向けでも同様。

メールでは文章だけでなく、出す時間も相手のことを考えるとなお良いです。

 

また、メールを送る時に、見積書などの添付ファイルをつけて送ることもあると思いますが、以下の2点は意外にできていない人もいるので、気をつけましょう。

  1. 複数の見積をファイルに入れて送る場合の件名
  2. 拡張子を変更する場合

 

仕事でメールを使う機会は多いので、お互いに配慮して仕事をやりやすくしていきたいですね。

どうも、ポチのすけ(@pochinosuke1)でした~